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辽宁省行政执法文书档案管理办法

第一条 为加强行政执法文书立卷归档和管理工作,保证行政执法文书档案的完整与安全,推进依法行政,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关规定,结合我省实际,制定本办法。

第二条 本省行政区域内县级以上人民政府所属的行使行政执法职权的行政机关和法律、法规授予行政执法职权的具有管理公共事务职能的组织,以及受行政执法机关委托从事行政执法的机构(以下统称行政执法单位),应当遵守本办法。法律、法规、规章或国务院有关部门对行政执法文书档案管理另有规定的,从其规定。

第三条 本办法所称行政执法文书,是指行政执法单位在依法实施行政处罚、行政许可、行政强制、行政征收或者征用等行政执法活动(以下统称行政执法活动)中形成的法律文书。行政执法文书是行政执法活动的真实记录,是行政执法单位档案的重要组成部分。

第四条 行政执法单位应当将行政执法活动中形成的全部档案作为机关档案的一部分集中交由档案部门统一管理,任何个人和部门不得据为己有或者拒绝归档。

第五条 行政执法单位受理案件后,承办人员应当立即收集、整理该案件的行政执法文书。案件办结后,归档的行政执法文书材料应当真实、准确、法律手续完备。

第六条  行政执法单位在行政执法活动中形成的下列文书材料应当归档:

(一)行政处罚。包括立案审批材料、询问材料、其它证据材料、行政处罚告知书、陈述材料、听证材料、处罚决定书、送达回证、执行凭证、结案文书等。

(二)行政许可。包括行政许可(含变更或延续行政许可,下同)申请书、行政许可补正告知书、受理凭证、当场或实地审查材料、听证材料、检查(勘验)笔录、招标(拍卖)情况材料、检验(检测、检疫)结果、专家评审(鉴定)意见、准予行政许可或不予行政许可的书面决定、撤回(撤销)行政许可决定书、行政许可注销手续等书。

(三)行政强制。包括采取行政强制措施的批准文件、现场笔录、查封(扣押)或解除查封(扣押)清单、督促催告的书面材料、当事人陈述申辩记录、行政强制决定书、代为履行材料、申请法院强制执行材料、法院裁定等。

(四)行政检查。行政许可后的跟踪监督检查和日常监督检查情况所形成的材料,包括现场勘查(书面检查)记录、询问笔录、检查结论、现场采取的措施等。

(五)其他行政执法活动。复核、鉴定性材料,当事人申请及提供的材料,其它有关证据材料,行政执法机关的审查意见。

(六)以及省档案行政管理部门规定的其他材料。

第七条 卷内行政执法文书材料,一般应当保存原件。重份的文书材料应当剔除。照片应当写好文字说明,随纸质文件一起立卷。

第八条 行政执法文书应当组成案卷,一般应当一案一卷。材料页号超过200页的,也可以一案数卷。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件,可以一案二卷,即正卷和副卷。行政执法文书档案应当采用软卷皮装订。采用简易程序的行政执法案件档案,应当依案号顺序组成案卷。

第九条 行政执法文书可以选择下列两种顺序排列:

一是行政(处罚、许可等)决定书和送达回证在前,其余文书按照办案时间顺序排列;

二是行政(处罚、许可等)决定书和送达回证在前,其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类顺序排列。

第十条 行政执法文书档案的卷内材料应当按照排列顺序,采用阿拉伯数字逐张编页号。凡有文字的页面都应当编号,页码的位置正面在右上角,背面在左上角。一本案卷编一个流水页号。案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表、卷底不编页码。

第十一条 案卷内每份行政执法文书材料填写一个顺序号。卷内文件目录应当按照卷内行政执法文书材料排列顺序逐份登记,标明所在页号。“页号”一栏,只有最后一份文件填起止号,其余各份文件只填起始号。

第十二条 组卷前应当对行政执法文书材料进行检查。对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制。纸面过小的书写材料,应当加贴衬纸。纸张大于卷面的材料,应当按案卷大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件。需要附卷的信封要打开平放,邮票不得撕掉,材料上的金属物全部剔除干净。

第十三条 案卷封面所列的各个项目,应当用耐久性字迹逐项填写齐全,书写要工整。封面的第一行,填写行政执法单位的全称;“自××××年 ××月至××××年××月”栏,填写立案日期和正式执罚结束日期;“归档号”栏,填写行政执法单位给本卷宗归档时保管序号。

第十四条 行政执法文书材料应当制作成案卷。案卷归档前由案件主要负责人检查质量,符合规定要求的,应当签字确认。不符合规定要求的,应当重新整理。

第十五条 归档的照片、影片、录音带、录像带、磁带、磁盘、光盘等载体的档案管理,应当按照国家有关规定执行,并与同一案件的案卷互设参见号。

第十六条 归档的证物,凡是能够附卷保存的,应当装入案卷或者证物袋。装入证物袋的,应当在证物袋上写明名称、数量、特征、来源。易腐、易爆、易燃、有毒的证物,因不适于保存,可以拍成照片附卷,原物应当依法处理。

第十七条 案卷检查合格后,应当在案卷卷皮上端的空白处加盖归档章。案卷归档后,如果该案卷仍有需要归入案卷的材料,应在备考表中注明。

第十八条 归档的行政执法文书应当按年度,一案一号。结案后,由案件承办单位整理立卷,于次年三月份前移交本单位档案管理机构,也可以由办案人随时立卷,直接向本单位档案管理机构移交归档。部门内各机构形成的行政执法文书档案应当归入本部门档案管理机构统一保管。

第十九条 重大行政执法活动及适用一般程序的行政处罚案卷保管期为永久,适用简易程序的行政执法案卷保管期为定期,定期分为10年、30年、50年等。

第二十条 行政执法单位内部需要调阅行政执法案卷的,应当履行审批手续。外单位或个人查阅行政执法案卷的,应当按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》和《辽宁省政府信息公开规定》的规定执行。

第二十一条 县级以上人民政府应当建立行政执法案卷评查制度,将行政执法档案管理纳入本地区依法行政评议考核指标体系。

第二十二条 对在行政执法档案收集、整理、保护等方面成绩显著的单位或者个人,档案行政管理部门或者行政执法单位应当给予表彰和奖励。

第二十三条 有下列行为之一的,由县以上档案行政管理部门责令限期整改;情节严重的,依照《中华人民共和国档案法》、《行政机关公务员处分条例》、《辽宁省档案条例》等法律、法规的规定,对直接负责的主管人员和直接责任人给予行政处分;涉嫌犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)未按照本《办法》要求集中管理档案的;

(二)未按照规定归档、不按期移交或者接收档案的;

(三)擅自涂改档案内容或者伪造档案材料的;

(四)档案保管机构明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(五)损毁或者擅自销毁档案的。

行政执法单位有前款行为的,由县以上档案行政管理部门给予通报批评。对有前款所列行为的行政执法人员,其所在行政执法单位可以依照有关规定给予批评教育、离岗培训、调离执法岗位、取消执法资格等处理。

第二十四条 行政复议、行政赔偿案件档案管理,参照本办法执行。

第二十五条 本办法自2009年12月1日起施行。


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